Come archiviare i documenti digitali?
«Gli archivi dei comuni, alcuni dei quali sono vecchi di secoli, contengono documenti registrati esclusivamente su carta; oggi, invece, molte cose avvengono in digitale. Il nostro Comune si trova ora ad affrontare la questione di come preservare i nostri documenti per i posteri. Come possiamo garantire che i documenti digitali rimangano accessibili in futuro? Qual è la situazione legale in questo caso?» – Comune di Tägerig (AG)
Tutte le informazioni registrate, indipendentemente dal loro supporto, ricevute o prodotte nel corso dello svolgimento di compiti pubblici, devono essere archiviate. Ciò include gli strumenti e i dati aggiuntivi necessari per comprendere tali informazioni. I servizi di archiviazione devono garantire la conservazione dell’integrità dei documenti archiviati.
La Confederazione, i cantoni e i comuni interessati e il Principato del Liechtenstein gestiscono il Centro di coordinamento per l’archiviazione a lungo termine dei documenti elettronici (CECO) sulla base di un accordo amministrativo. Il CECO pubblica anche strumenti e servizi utili per l’archiviazione digitale sul suo sito web.
L’archiviazione dei documenti federali è disciplinata dalla Legge federale sull’archiviazione (LAr; RS 152.1). I cantoni regolano autonomamente gli archivi cantonali (art. 47 della Costituzione). Infine, anche l’autonomia dei comuni in materia di archiviazione è disciplinata dalla rispettiva legge cantonale.
Guida per comuni digitali
Avete una domanda sulla digitalizzazione o sull’e-government nel vostro comune? Scriveteci e sottoporremo la vostra domanda agli esperti della nostra sezione «Guida per comuni digitali».
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