Aggregazioni comunali – la parola a un’addetta ai lavori

Con i contributi cantonali alla riorganizzazione amministrativa previsti nel quadro di un’aggregazione, possono essere finanziate consulenze esterne in ambito organizzativo e gestionale, come quella prestata da Tiziana Cappelli per l’aggregazione del nuovo comune di Tresa – nato con le elezioni di aprile 2021 dall’aggregazione di Croglio, Monteggio, Ponte Tresa e Sessa – e del futuro comune di Val Mara – che comprenderà Maroggia, Melano e Rovio e le cui elezioni si terranno il 10 aprile 2022.

«Se formalmente la procedura aggregativa si compone di cinque passi istituzionali, si possono identificare due macro-fasi», spiega Tiziana Cappelli. «La prima inizia con i contatti preliminari tra i comuni potenzialmente interessati e si conclude con il decreto legislativo d’aggregazione emanato dal Gran Consiglio. Comincia poi una seconda macro-fase, che potrebbe essere definita strategico-organizzativa e comprende tutto il lavoro svolto dai comuni coinvolti fino alla nascita vera e propria del nuovo comune.»

«Tra il decreto legislativo e la nascita formale del nuovo comune non c’è una formula standard», precisa Tiziana Cappelli. L’approccio metodologico da lei proposto e condiviso dalle commissioni di studio, spiega, si è basato su alcuni capisaldi.

Innanzitutto, sulla volontà di giocare d’anticipo, per garantire la funzionalità dei servizi a partire dal primo giorno di vita del nuovo comune. Un traguardo raggiunto per Tresa, dove ci si era posti l’obiettivo di ottenere, prima dell’aggregazione, l’unificazione dei processi di lavoro, introducendo (per tre comuni su quattro) un nuovo software gestionale, migliorando il processo di archiviazione elettronica e avviando un sistema di gestione della qualità. Uno sforzo assunto dalle quattro amministrazioni comunali, fra l’altro, in un momento particolarmente impegnativo, considerando la mole di lavoro supplementare generata dalla pandemia.

In secondo luogo, si è ricorso a procedure di consultazione e di coinvolgimento attivo dei dipendenti, dapprima con interviste individuali e poi con l’istituzione di gruppi di lavoro.

In terzo luogo, si è prestato attenzione a evitare decisioni eccessivamente vincolanti per il futuro comune. «Più avanzano i lavori nella preparazione del comune che verrà, più ci si chiede quale sia il corretto limite nel prendere determinate decisioni», commenta Tiziana Cappelli. «Sarà compito dei nuovi organi politici adottare i regolamenti comunali preparati dagli addetti ai lavori dell’aggregazione, così come rinnovare o assegnare nuovi mandati.»

Infine, si è voluto implementare una strategia di comunicazione interna ed esterna con incontri periodici con i rappresentanti politici, i dipendenti e, laddove possibile, con la popolazione. Si è provveduto a comunicare attraverso i media, questionari e sondaggi, bollettini informativi e un sito internet destinato ad accompagnare il progetto aggregativo.

La definizione dell’organigramma del futuro comune è un tassello centrale della riorganizzazione amministrativa del futuro comune e del lavoro di Tiziana Cappelli. Un lavoro che parte da una considerazione: i collaboratori dei singoli comuni sono la risorsa più importante del comune aggregato e, in fondo, i primi interessati dagli effetti dell’aggregazione. È quindi fondamentale coinvolgerli attivamente. A tal scopo, tutti i collaboratori sono stati intervistati individualmente e a ciascuno di loro è stato chiesto di compilare dei questionari anonimi per raccogliere informazioni in merito alla loro motivazione e alla percezione del clima di lavoro. «All’interno di un comune piccolo, i collaboratori svolgono delle attività piuttosto diversificate e in modo indipendente, questo è emerso come un elemento motivante. Mantenere la motivazione dei collaboratori è uno degli aspetti più delicati», nota Tiziana Cappelli.

Le interviste e l’analisi dei profili individuali sono servite a capire come costituire l’organigramma e trovare la giusta collocazione per ciascun collaboratore, a partire dalla figura del segretario comunale, la cui designazione può provocare, in certi casi, anche delle tensioni. Ma non sempre: nel caso di Tresa, gli stessi segretari comunali hanno proposto un nome di comune intesa. In gruppi di lavoro per blocchi di servizio, ciascuno dei quali guidato da un «ex» segretario comunale, è stata poi svolta un’analisi dei compiti, al fine di mettere a confronto le esperienze in ogni comune e stilare un catalogo delle attività per ogni servizio.

«La mia etica professionale mi porta a credere che i dipendenti vanno valorizzati e messi nelle migliori condizioni possibili per far fiorire il loro potenziale», ribadisce Tiziana Cappelli. «Per mantenere viva quella motivazione legata al margine di autonomia individuale, a ciascun collaboratore sono stati assegnati degli ambiti di responsabilità, una linea seguita per tutti i profili. Sulla carta sembra tutto perfetto, nella pratica, il mansionario può non corrispondere, o non corrispondere subito, alla realtà del nuovo comune. È importante seguire l’evoluzione dell’organizzazione del comune e adeguare strada facendo alle necessità specifiche o alla luce di nuove situazioni che non potevano essere previste. Sarà interessante per esempio risomministrare dei questionari ai collaboratori a distanza di un anno dalle elezioni.»

Un periodo di aggiustamento e di assestamento va infatti preso in considerazione prima che il comune trovi una vera stabilità operativa. «Le prime elezioni non sono mai un punto di arrivo, ma un punto di partenza, un confronto con ciò che prima si è solo potuto ipotizzare», considera Tiziana Cappelli.

Il comune aggregato saprà guadagnare nuovi politici di milizia? Secondo Tiziana Cappelli, non si può valutare l’effetto politico di un’aggregazione dopo le prime elezioni. Nemmeno deve sorprendere che il primo Municipio di un comune aggregato sia composto da sindaci o municipali degli ex comuni – persone che avendo partecipato al processo aggregativo potranno anche assicurare una certa continuità. «In seguito, tanto farà la capacità dell’Esecutivo di coinvolgere l’organo legislativo e di renderlo compartecipe nel processo decisionale. Metter in atto strategie di partecipazione e di coinvolgimento della cittadinanza; creare un tessuto associativo effervescente e promuovere un senso di appartenenza sono elementi che potrebbero poi tradursi in una maggiore vivacità politica: ecco perché comunicazione e partecipazione sono ambiti in cui vale la pena investire sin da subito.»